Penulisan Pesan Bisnis

Salira TV – Data ini dirangkum dari Buku Komunikasi Bisnis – Suwandi Sumartias – Modul 8, Halaman 8.1-8.82 – Universitas Terbuka :

Pesan Bisnis

Pesan-pesan bisnis dapat ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita.

Pesan bisnis harus memiliki karakteristik sebagai berikut :

• Purposeful
• Audience-centered
• Concise

Tujuan Penulisan Pesan Bisnis :

• Sumber acuan di masa mendatang
• Menghindari kesalahan
• Persyaratan hukum
• Akses luas
• Pengambilan keputusan yang efektif

Proses Penyusunan Pesan Bisnis :

1. Perencanaan Pesan Bisnis
   –  Penentuan tujuan
   –  Analisis audiens
   –  Penentuan ide pokok
   –  Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan Bisnis
   –  Mengorganisasikan pesan
   –  Memformulasikan pesan
3. Revisi Pesan Bisnis
   –  Menyunting dan menulis ulang pesan
   –  Mencetak pesan

Korespondensi Bisnis

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat (Dewi, 2006:81).

Korespondensi dikelompokkan menjadi dua bagian:

1. Korespondensi ekstern, yaitu ditujukan kepada organisasi di luar organisasi bisnis sendiri
2. Korespondensi intern, yaitu digunakan antara unit kerja dalam suatu organisasi bisnis, termasuk antara kantor pusat dengan cabang-cabangnya

Pentingnya Korespondensi dalam Bisnis :

• Menciptakan Surat yang Baik, Jelas dan Tepat
• Menciptakan Kerja Sama yang Baik
• Menyebarkan Kegiatan

Korespondensi Bisnis

Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi :

• Koresponden
• Redaktur
• Sekretaris
• Juru ketik
• Register
• Kurir

Bahasa Korespondensi :

• Jelas
• Lugas
• Menarik dan santun

Pesan Good News dan Good Will :

1. Pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain
2. Bentuk goodnews biasanya tentang pekerjaan dan tentang produk
3. Bentuk goodwill misalnya ucapan selamat, penghargaan, dan dukacita

Pesan Bad News :

1. Kabar buruk terkadang dihadapi oleh perusahaan, baik berupa penolakan, menerima kabar buruk, dan keluhan untuk perusahaan.
2. Mengirim pesan kabar buruk harus berhati-hati, karena berdampak kurang menyenangkan bagi penerima.
3. Dua pendekatan dalam menyampaikan kabar buruk:
   a.  Pendekatan langsung
   – Pembuka – Pernyataan Bad News
   – Alasan – Jelaskan alasan bad news
   – Bad News – Positif dan bersahabat
   b. Pendekatan tidak langsung
   – Pembuka – Pernyataan Netral
   – Alasan – Penjelasan yang Logis
   – Bad News – Nyatakan bad news
   – Penutup – Positif, bersahabat, menyenangkan. (F)